A pomodoro technikát arra fejlesztették ki, hogy hatékonyan tudjuk menedzselni a munkavégzésre fordított időnket. Lássuk, hogy lesz a nyolc óra munka valóban nyolc óra.

Nem lehet kevesebbet aludni, kevesebbet dolgozni, kevesebbet élni! Mit tehetnénk, hogy hatékonyabbak legyenek a napjaink, és ne legyen folyton a kezünkben a határidőnapló, amiben még a baráti találkozások is programszerűen vannak beosztva? A megoldás, a pomodoro technika.

Vegyünk egy átlagos csütörtököt: hatkor ébresztő, reggeli kávé, előkészület a munkanapra, közben öltözködés, sminkelés, indulás. A munkahelyünkön elvileg minden simán megy, az időnk be van osztva, de persze, ha számítógép előtt dolgozunk az időrabló tevékenységek száma a végtelenhez közelít. Közben elrohan a nap, észrevesszük, hogy a facebook, twitter, kávé, cigi, mosdó, ebéd, kisbolt annyi időt elvett tőlünk, hogy maradt még a napi penzumból bőven. Jöhet egy kis túlóra, de a határidőnaplónk hemzseg a meló utáni bejegyzésektől is: találkozó, megbeszélés, bevásárlás. Este tízkor hazaesünk, még kellene valamit főzni, aztán bepótolni a napközben elmaradt munkákat. Még nem ettünk, nem foglalkoztunk egy percet sem magunkkal, nem mostunk, takarítottunk, nem szexeltünk és felrobbanunk, majd éjfél után hullafáradtan az ágyba zuhanunk. Reggel hatkor csörög az óra, csak még egy kicsit, sikít ki belőlünk a fáradtság és persze, hogy elalszunk, rohanunk, és csináljuk a pénteket, de egész nap várjuk a szombatot, amikor végre lesz időnk főállásban házimunkázni, persze vasárnap délután konstatáljuk, hogy nincs egy tiszta göncünk sem, gyorsan mosunk, befeszülünk, mert jön a hétfő és pörög tovább a mókuskerék. A probléma adott, megoldást kerestünk, és talán megtaláltuk.




Menedzseljük az időnket

Hiába is nyitjuk ki minden hónapban az IPM-et arra számítva, hogy na talán feltalálták a teleportálást - az időn és téren való átugrást – teleportálni sajnos még nem tudunk. Nekünk kell beosztani az időnket, és nem egy határidőnapló segítségével, hanem az úgynevezett Pomodoro technikával. Ez a módszer segít minket abban, hogy a napi munkavégzés folyamatát ne szakítsuk meg olyan csábító időtöltésekkel, mint a facebook, a twitter, más portálok böngészése, kávé, cigi, csacsogás a chat ablakokban. Aki jártas a gasztronómiában, esetleg töri az olasz nyelvet, feltűnhet neki, hogy a pomodoro szó jelentése paradicsom, talán van, aki emiatt a paradicsomra asszociál, viszont ennek csekély jelentősége van. Francesco Cirillo fejlesztette ki a Pomodoro technikát, még az 1980-as évek végén, aminek a lényege, hogy a munka vagy tanulási folyamatot, huszonöt perces időintervallumokra osztjuk, majd tartunk öt perc szünetet, mialatt pisilünk, kávézunk, belesünk az online kocsmákba – facebook, twitter, myspace -, majd újabb huszonöt percen át, csak és kizárólag az adott feladatra koncentrálunk. Nos, ezeket a szakaszokat mérni kell, és erre a legtökéletesebb egy konyhai időmérő, ami paradicsom alakú műanyag ketyerével történt eleinte, és így Cirillo elnevezte a technikát paradicsomnak, tehát olaszul promodoronak. De lássuk, miként lesz ezekből a huszonöt perces munkavégzésekből, illetve öt perces,szünetekből egy jól beosztott rendszer, hatékony munkavégzés!

Minden nap kezdjük úgy a munkát, hogy meghatározzuk, milyen feladatokat kell aznap elvégezni, és körülbelül mennyi nettó időre van szükségünk. Ha ezzel megvagyunk, osszuk fel pomodorokra. Tehát, ha van egy adott feladatunk, jelen esetben meg kell írni ezt a cikket: tudjuk, hogy ez az anyaggyűjtéssel, néhány megkérdezett véleményével, agyalással és írással igénybe vesz, legfeljebb három órát, akkor az, hat pomodoro, tehát hatszor huszonöt perc, majd az ezeket követő öt-öt perc pihenő. Minden negyedik ledolgozott huszonöt perc után, tartsunk nagyszünetet, mint az iskolában, ami tizenöt-harminc perc közötti időintervallumot ölel fel. Egy-egy pomodoro szent és sérthetetlen, ami azt jelenti, hogy az alatt a huszonöt perc alatt, amikor dolgozni kell, egyetlen munkafolyamatra koncentrálunk, semmi mással nem szabad foglalkoznunk, nem vesszük fel a telefont, nem írunk és olvasunk e-mailt, nem beszélgetünk, csak és kizárólag melózunk, amiből semmi nem zökkenthet ki bennünket.

Kipróbáltam!

A pomodoro technikában nem az a nehéz, hogy huszonöt percig koncentráltan kell dolgozni, hanem az ezalatt, körülöttünk történő események zavaró hatása. Nekem a legnehezebb feladat az volt, hogy semmi ne vonja el a figyelmemet: amikor megcsörrent a telefonom, rögtön kizökkentett munkából, ezt úgy oldottam meg, hogy lenémítottam és eltettem a táskámba. Azalatt az öt perc alatt, míg a szünet tartottam, el tudtam intézni a visszahívásokat, sms-eket.

A másik nehézség – erre még nem találtam ki semmit -, hogy kollégáink, főnökünk bármikor kommunikálhat velünk élőszóban, hiszen a legritkább esetben van csak olyan nap, amikor mindenféle szóbeli kérdés, instrukció nélkül le tudjuk zavarni a napot. Elképzelhetőnek tartok egy olyan megoldást erre, hogy a körülöttem lévők megszokják a huszonöt perces szakaszokból álló munkabeosztásomat, és ezalatt nem fognak zavarni. Persze, ehhez az ő részükről is szükséges némi figyelem, fegyelem.

Eredményes

Megdöbbentő az első pár napot követően ráeszmélni arra, hogy mennyi, de mennyi felesleges időtöltésünk van napközben, amit nem konkrét munkával töltünk el, így nem csak az időnk fogy, de egyre feszültebbek, kapkodóbbak is leszünk. Ha feljegyezzük a pomodorokat, és betartjuk, akkor a nap végén láthatjuk, hogy mennyi időt töltöttünk hasznos munkavégzéssel. Ennek segítségével optimalizálhatjuk a munkánkat, rendszerességet, stabilitást visz a mindennapjainkba. Az egész metódus fél óra alatt megtanulható, egy óra alatt fel tudunk rá készülni és körülbelül egy teljes munkahétre van szükség ahhoz, hogy hozzászokjunk, konstruktívan használjuk. Azonnali javulást várni ettől az eszköztől nem kell, hiszen sokunk évek óta úgy dolgozik, hogy fogalmunk sincs arról, mire megy el a napi nyolc óra. Önfegyelemmel, és a pomodoro szentségével persze hamar javulást fedezhetünk fel, hiszen egy-két nap után észre fogjuk venni, hogy esetenként sokkal több munkát el tudunk végezni, kevésbé merülünk ki a nap végére.